Le syndic peut aussi bien être un non professionnel parmi les copropriétaires qu'un professionnel. Il doit remplir certaines conditions pour pouvoir exercer sa mission.
Le syndic peut être un professionnel (personne physique exerçant en son nom propre ou une société).
Dans ce cas, il doit remplir les conditions suivantes :
- Justifier d'une garantie financière suffisante destinée à assurer à la copropriété le remboursement de ses fonds en cas de faillite,
- Justifier d'une assurance responsabilité civile professionnelle,
- Ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom de la copropriété (sauf vote contraire des copropriétaires),
- Posséder une carte professionnelle de gestion immobilière délivrée par la Chambre de Commerce et de l’Industrie.
Le rôle
Le syndic est le représentant légal du syndicat des copropriétaires.
À ce titre, il est notamment tenu de gérer l'administration et les finances de la copropriété.
Gestion administrative
Le syndic doit assurer la gestion administrative de la copropriété.
Dans ce cadre, il doit :
- Établir et tenir à jour une fiche d'information synthétique sur la copropriété,
- Établir et tenir à jour une liste de tous les copropriétaires avec indication de leur lot, leur état civil et leur domicile réel et élu ainsi que leur adresse électronique, lorsque le copropriétaire a donné son accord,
- Faire exécuter le règlement de copropriété et les décisions de l'assemblée générale,
- Administrer l'immeuble, assurer sa conservation, sa garde, son entretien et, en cas d'urgence, faire exécuter les travaux nécessaires en vue de sa sauvegarde,
- Représenter le syndicat en justice,
- Établir et tenir à jour le carnet d'entretien de l'immeuble,
- Procéder à l'immatriculation de la copropriété,
- Informer les occupants de l'immeuble (propriétaires et locataires) des décisions prises en assemblée générale.
Il doit par ailleurs obligatoirement organiser un vote pour entériner les décisions suivantes :
- Souscription d'un contrat d'assurance responsabilité civile du syndicat (en cas de refus, le syndic peut souscrire cette assurance pour le compte du syndicat),
- Délégation à une entreprise spécialisée de la gestion des archives du syndicat des copropriétaires (aux frais de ce dernier),
- Signature d'un contrat avec le syndic ou toute entreprise ou prestataire qui lui est lié.
Gestion comptable et financière
Le syndic est tenu d'assurer la gestion comptable et financière de la copropriété.
Dans ce cadre, il doit :
- Établir le budget prévisionnel de la copropriété, les comptes du syndicat et leurs annexes, et les soumettre au vote des copropriétaires,
- Ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat
- Organiser un vote, lors de sa nomination puis au moins tous les 3 ans, concernant la constitution d'une réserve spéciale destinée à l'entretien et la conservation de l'immeuble.
La désignation du syndic doit faire l'objet d'un vote en assemblée générale. La mise en concurrence de plusieurs contrats de syndic est obligatoire tous les 3 ans.
La désignation
Mise en concurrence
La mise en concurrence préalable de plusieurs projets de contrat de syndic est obligatoire et doit être réalisée tous les 3 ans par le conseil syndical.
Tout copropriétaire peut par ailleurs demander au syndic d'inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée générale l'examen d'autres projets de contrat de syndic qu'il lui communique à cet effet par lettre recommandée avec accusé réception et avant l’envoi de la convocation à l’assemblée générale.
Les projets sont présentés aux copropriétaires avant qu'ils procèdent au vote du syndic.
Si le marché local des syndics ne permet pas une mise en concurrence, le conseil syndical peut proposer d'y renoncer. Le syndic doit alors notifier cette proposition à chaque copropriétaire par :
- Lettre recommandée avec avis de réception
- Ou par courrier électronique lorsque le copropriétaire a communiqué son adresse électronique au syndic de copropriété.
La mise en concurrence n'est pas obligatoire si :
- La copropriété est dépourvue de conseil syndical,
- Ou si les copropriétaires ont voté l'année précédente à la majorité absolue leur volonté d'y déroger.
Vote en assemblée générale
Qu'il soit professionnel ou non professionnel, le syndic retenu doit être désigné par l'assemblée générale au cours d'un vote des copropriétaires à la majorité absolue.
